Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ A-Z giúp kế toán hạch toán chi phí lãi vay tín chấp đúng luật và tối ưu nhất.

 

1. Điều kiện để chi phí lãi vay tín chấp được tính là chi phí hợp lý

Không phải cứ trả lãi vay là tự động được trừ khi tính thuế. Theo quy định của pháp luật hiện hành, để chi phí lãi vay tín chấp được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Đã góp đủ vốn điều lệ: Đây là lỗi sai các doanh nghiệp mới thành lập rất hay mắc phải. Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ đăng ký, thì phần chi phí lãi vay tương ứng với số vốn điều lệ còn thiếu sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
• Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản vay tín chấp phải được sử dụng đúng mục đích mang lại doanh thu cho công ty (nhập hàng, trả lương, marketing...). Không được dùng tiền vay công ty để chi tiêu cho mục đích cá nhân của Giám đốc.
• Lãi suất vay không được vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
• Đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp: Bao gồm hợp đồng tín dụng/hợp đồng vay vốn rõ ràng, khế ước nhận nợ, và đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng) khi doanh nghiệp trả lãi và gốc cho tổ chức tín dụng.

 

2. Cách tính chi phí lãi vay

2.1 Cách tính chi phí lãi vay ngân hàng

Cách tính chi phí lãi vay ngân hàng được mặc định đối với tất cả hệ thống ngân hàng tại Việt Nam. Công thức tính chi phí lãi vay áp dụng tính theo dư nợ giảm dần, cụ thể như sau:

Lãi cần phải trả (Tháng) = (Dư nợ hiện tại * Lãi suất vay * Số ngày thực tế duy trì nợ)/ 365

Trong đó:

• Dư nợ hiện tại: Là số tiền vay còn lại tại thời điểm đầu kỳ tính lãi. Nếu doanh nghiệp trả gốc định kỳ, dư nợ sẽ giảm sau mỗi kỳ trả.
• Lãi suất vay: Là lãi suất năm được quy định trong hợp đồng vay.
• Số ngày thực tế duy trì nợ: Là số ngày thực tế trong tháng mà khoản vay còn tồn tại. Thông thường, đây là số ngày trong tháng.

Ví dụ một doanh nghiệp vay 1 tỷ đồng, lãi suất 12%/năm, kỳ hạn 3 tháng, gốc trả mỗi tháng là 333,333,333 đồng.

• Lãi cần phải trả tháng 1 = (1,000,000,000 × 0.12 × 31) / 365 ≈ 10,191,781 đồng.
• Lãi cần phải trả tháng 2 = (666,666,667 × 0.12 × 28) / 365 ≈ 6,136,986 đồng.
• Lãi cần phải trả tháng 3 = (333,333,334 × 0.12 × 31) / 365 ≈ 3,395,927 đồng.

Tổng chi phí lãi vay của doanh nghiệp = 10,191,781 + 6,136,986 + 3,395,927 ≈ 19,724,694 đồng

2.2. Cách tính tính chi phí lãi vay cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức khác

Chi phí lãi vay cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được xác định cơ bản dựa trên dư nợ, lãi suất vay (tháng/ năm) và thời gian thực tế duy trì số nợ. Công thức cụ thể như sau:

Lãi cần phải trả = Lãi trả theo tháng + Lãi trả lẻ ngày

Trong đó:

• Lãi trả theo tháng = (Dư nợ vay hiện tại * Lãi suất vay (năm) * Số ngày thực tế duy trì nợ)/365
• Lãi trả lẻ ngày = (Dư nợ vay hiện tại * Lãi suất vay (năm) * Số ngày thực tế duy trì nợ lẻ ngày)/365.

Ví dụ một doanh nghiệp vay 500 triệu đồng từ một cá nhân, lãi suất 15%/năm, kỳ hạn 4 tháng và 10 ngày (từ 1/1/2025 đến 10/5/2025). Trả lãi hàng tháng, gốc trả cuối kỳ.

• Số tiền vay: 500,000,000 đồng.
• Lãi suất: 15%/năm = 1.25%/tháng (15% / 12).
• Kỳ hạn: 4 tháng đầy đủ (tháng 1, 2, 3, 4) + 10 ngày lẻ (từ 1/5 đến 10/5).
• Lãi mỗi tháng = 500,000,000 × 0.0125 = 6,250,000 đồng. Tổng lãi cho 4 tháng: 4 × 6,250,000 = 25,000,000 đồng.
• Lãi trả lẻ ngày = (500,000,000 × 0.15 × 10) / 365 ≈ 753,425 đồng.
• Tổng lãi phải trả: 25,000,000 + 753,425 ≈ 25,753,425 đồng.

 

3. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí lãi vay

3.1. Hạch toán chi phí lãi vay hợp lý

Khi đã đảm bảo khoản vay tín chấp đáp ứng đủ các điều kiện trên, kế toán tiến hành định khoản vào hệ thống sổ sách theo từng trường hợp phát sinh thực tế.

3.2. Hạch toán chi phí lãi vay không hợp lý

Chi phí lãi vay không hợp lý là các khoản chi phí lãi vay phát sinh từ hoạt động vay vốn nhưng không đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật Việt Nam để được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các khoản chi phí được xem là chi phí không hợp lý bao gồm các trường hợp sau:

• Lãi suất vượt quá 150% lãi suất cơ bản do ngân hàng Nhà Nước công bố tại thời điểm vay.
• Chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu.
• Chi phí lãi vay đã được vốn hóa
• Chi phí lãi vay phát sinh từ các khoản vay không hợp pháp không có giấy tờ hợp đồng, không có chứng từ thanh toán.
• Chi phí lãi vay không phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh
• Lãi vay vượt 30% lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng với chi phí lãi vay – Sau khi trừ lãi tiền gửi/cho vay – Và chi phí khấu hao trong giao dịch liên kết.

Ví dụ một doanh nghiệp vay 1 tỷ đồng từ một cá nhân, lãi suất 25%/năm, kỳ hạn 12 tháng, dùng để mua xe hơi cá nhân cho giám đốc. Vốn điều lệ đăng ký 10 tỷ đồng, nhưng mới góp 6 tỷ đồng.

• Mục đích sử dụng: Mua xe hơi cá nhân không phục vụ sản xuất, kinh doanh → Chi phí lãi vay không hợp lý.
• Lãi suất: 25%/năm vượt 20%/năm (theo Bộ luật Dân sự 2015) → Phần lãi vượt 20%/năm không hợp pháp.
• Vốn điều lệ: Thiếu 4 tỷ đồng vốn điều lệ → Chi phí lãi vay tương ứng với 40% số tiền vay 400 triệu đồng không được khấu trừ.

Toàn bộ chi phí lãi vay 250,000,000 đồng sẽ không được khấu trừ khi tính thuế TNDN.

Hạch toán chi phí lãi vay không hợp lý như sau:

• Ghi nợ vào TK 811 – Chi phí khác
• Ghi có vào TK 111, TK 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
• Ở cuối kỳ kết chuyển, thực hiện:
  • Ghi nợ vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
  • Ghi có vào TK 811 – Chi phí khác

Cuối năm, khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, bạn phải điều chỉnh để loại trừ phần chi phí lãi vay không được chấp nhận. Cụ thể, số tiền này cần được ghi vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN.

3.3. Hạch toán vốn hóa chi phí lãi vay

Chi phí vốn vay là các khoản vay phát sinh trong quá trình phát sinh trong quá trình đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang vào giá trị của tài sản đó.

Chi phí lãi vay được vốn hóa hạch toán như sau:

3.4. Hạch toán thuế TNCN từ lãi cho vay

Theo quy định nếu doanh nghiệp đi vay vốn cá nhân không phải ngân hàng hay tổ chức tín dụng, doanh nghiệp vay phải có trách nhiệm nộp 5% thuế thu nhập cá nhân.

Hạch toán thuế TNCN từ lãi cho vay như sau:

 

Xóa bỏ nỗi lo chứng từ cùng giải pháp vốn từ Tin Vay Biz

Rất nhiều chủ doanh nghiệp vì cần xoay vốn gấp đã tìm đến các kênh vay "nóng", vay cá nhân bên ngoài không có hợp đồng rõ ràng. Hệ lụy là kế toán không thể đưa khoản lãi suất khổng lồ này vào chi phí hợp lệ, khiến doanh nghiệp vừa chịu áp lực trả lãi cao, vừa phải đóng thêm một khoản thuế TNDN oan uổng vì lợi nhuận trên sổ sách bị đẩy lên ảo.

 

Hiểu được tính pháp lý khắt khe trong nghiệp vụ kế toán, Tin Vay Biz tự hào mang đến giải pháp vay vốn tín chấp chuẩn mực và minh bạch 100% dành cho doanh nghiệp SME:

• Hồ sơ chứng từ chuẩn chỉnh: Cung cấp đầy đủ hợp đồng tín dụng, lịch đóng tiền, hóa đơn và chứng từ thanh toán rõ ràng, giúp kế toán dễ dàng hạch toán và bảo vệ chi phí lãi vay trước cơ quan thuế.
• Thanh toán 100% qua tài khoản công ty: Đảm bảo điều kiện giao dịch không dùng tiền mặt, hợp thức hóa hoàn toàn dòng tiền ra - vào.
• Giải ngân siêu tốc không cần thế chấp: Bơm tiền nhanh chóng vào tài khoản để doanh nghiệp chớp cơ hội kinh doanh mà không cần tài sản đảm bảo.

Hãy chọn một đối tác tài chính minh bạch để bộ máy kế toán của bạn được vận hành trơn tru nhất.

 

Đừng để thiếu chứng từ làm mất đi quyền lợi tối ưu thuế của doanh nghiệp! Tìm hiểu thêm về gói vay Tin Vay Biz TẠI ĐÂY.