Đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, ngân sách năm 2027 nên được xem là một công cụ quản trị thay vì chỉ là bảng dự toán thu – chi. Một ngân sách được xây dựng hợp lý cần giúp doanh nghiệp trả lời được ba câu hỏi quan trọng: năm tới dự kiến tạo ra bao nhiêu doanh thu, cần chi bao nhiêu để đạt được mức doanh thu đó và cần bao nhiêu vốn để duy trì hoạt động trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch.

Việc xây dựng ngân sách từ sớm còn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước những giai đoạn cần nhập hàng lớn, mở rộng điểm bán, tăng đầu tư marketing hoặc phát sinh khoảng trống vốn lưu động.

Ngân sách kinh doanh là gì?

Ngân sách kinh doanh là kế hoạch tài chính thể hiện doanh thu dự kiến, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và các khoản đầu tư trong một khoảng thời gian nhất định.

Với kế hoạch năm, ngân sách thường được xây dựng theo 12 tháng và có thể chia tiếp theo quý để thuận tiện theo dõi.

Một ngân sách kinh doanh cơ bản thường bao gồm:

• Ngân sách doanh thu;
• Ngân sách giá vốn;
• Ngân sách chi phí vận hành;
• Ngân sách marketing;
• Ngân sách nhân sự;
• Ngân sách đầu tư;
• Kế hoạch dòng tiền;
• Quỹ dự phòng;
• Nhu cầu vốn bổ sung nếu có.

Điểm quan trọng là các phần này phải có sự liên kết với nhau. Doanh thu tăng thường kéo theo nhu cầu hàng hóa, nhân sự, marketing và vốn lưu động tăng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên lập từng ngân sách riêng lẻ mà thiếu một mô hình tài chính tổng thể.

Bước 1: Đánh giá kết quả kinh doanh năm 2026

Trước khi lập ngân sách năm 2027, doanh nghiệp cần rà soát dữ liệu thực tế của năm 2026.

Các chỉ số nên được tổng hợp tối thiểu gồm:

• Doanh thu theo tháng;
• Giá vốn;
• Lợi nhuận gộp;
• Lợi nhuận ròng;
• Chi phí nhân sự;
• Chi phí marketing;
• Chi phí vận hành;
• Dòng tiền;
• Hàng tồn kho;
• Khoản phải thu;
• Khoản phải trả.

Việc này giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào kỳ vọng tăng trưởng.

Ví dụ, nếu doanh thu năm 2026 đạt 12 tỷ đồng nhưng sáu tháng cuối năm chỉ tăng trung bình 3% so với cùng kỳ, việc đặt mục tiêu 20 tỷ đồng trong năm 2027 cần đi kèm một kế hoạch mở rộng cụ thể như tăng điểm bán, phát triển kênh mới hoặc bổ sung danh mục sản phẩm.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã duy trì tốc độ tăng trưởng tốt trong nhiều quý liên tiếp và vẫn còn dư địa thị trường, kế hoạch tăng trưởng cao hơn có thể có cơ sở hơn.

Bước 2: Xây dựng mục tiêu doanh thu năm 2027

Doanh thu không nên được xác định chỉ bằng cách lấy doanh thu năm trước cộng thêm một tỷ lệ tăng trưởng mong muốn.

Doanh nghiệp nên phân tích doanh thu theo các yếu tố cấu thành như:

Doanh thu = Số khách hàng × Tần suất mua × Giá trị đơn hàng trung bình

Hoặc với mô hình bán lẻ:

Doanh thu = Số đơn hàng × AOV

Ví dụ, một cửa hàng có:

• 2.500 đơn/tháng;
• Giá trị đơn hàng trung bình 400.000 đồng.

Doanh thu bình quân:

2.500 × 400.000 = 1 tỷ đồng/tháng

Nếu mục tiêu năm 2027 là tăng doanh thu 20%, doanh nghiệp có thể xác định tăng trưởng đến từ:

• Tăng số đơn;
• Tăng AOV;
• Tăng tần suất khách quay lại;
• Mở thêm điểm bán;
• Mở thêm kênh bán hàng.

Cách tiếp cận này giúp kế hoạch doanh thu có cơ sở vận hành rõ ràng hơn.

Bước 3: Dự toán giá vốn hàng bán

Sau doanh thu, giá vốn thường là khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất với doanh nghiệp thương mại, sản xuất và bán lẻ.

Doanh nghiệp có thể lập ngân sách giá vốn dựa trên:

Giá vốn dự kiến = Doanh thu dự kiến × Tỷ lệ giá vốn

Ví dụ, doanh thu năm 2027 dự kiến 15 tỷ đồng và tỷ lệ giá vốn trung bình là 60%.

Giá vốn dự kiến:

15 tỷ × 60% = 9 tỷ đồng

Tuy nhiên, tỷ lệ giá vốn không nên mặc định giữ nguyên nếu doanh nghiệp dự kiến có thay đổi về giá nhập, cơ cấu sản phẩm hoặc nhà cung cấp.

Doanh nghiệp nên xây dựng ít nhất một kịch bản cơ sở và một kịch bản giá đầu vào tăng để đánh giá tác động đến lợi nhuận.

Bước 4: Lập ngân sách chi phí cố định

Chi phí cố định là nhóm chi phí doanh nghiệp phải duy trì tương đối ổn định bất kể doanh số biến động trong ngắn hạn.

Các khoản thường gặp gồm:

• Tiền thuê văn phòng, cửa hàng, kho;
• Lương cố định;
• Phần mềm;
• Chi phí quản lý;
• Dịch vụ thuê ngoài;
• Khấu hao;
• Một số khoản hành chính.

Ví dụ:

Khi xây dựng ngân sách, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản có khả năng tăng trong năm như tiền thuê điều chỉnh theo hợp đồng hoặc kế hoạch tuyển thêm nhân sự.

Bước 5: Dự toán chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi tăng giảm theo doanh thu hoặc số lượng đơn hàng.

Một số khoản phổ biến gồm:

• Bao bì;
• Logistics;
• Phí sàn;
• Phí thanh toán;
• Hoa hồng;
• Affiliate;
• Chi phí bán hàng tính theo doanh số.

Nếu doanh nghiệp dự kiến doanh thu tăng 30%, các khoản này cũng có thể tăng tương ứng.

Do đó, ngân sách cần được xây dựng theo tỷ lệ trên doanh thu hoặc chi phí trên mỗi đơn.

Ví dụ, nếu chi phí logistics trung bình là 25.000 đồng/đơn và doanh nghiệp dự kiến 50.000 đơn trong năm:

25.000 × 50.000 = 1,25 tỷ đồng

Cách tính theo đơn vị hoạt động giúp ngân sách sát thực tế hơn so với việc lấy số liệu năm trước cộng thêm một tỷ lệ chung.

Bước 6: Xây dựng ngân sách marketing

Marketing là khoản cần được lập kế hoạch riêng vì mức chi thường thay đổi đáng kể theo mùa.

Doanh nghiệp nên chia ngân sách theo:

• Tháng;
• Kênh;
• Chiến dịch;
• Mục tiêu.

Ví dụ:

Ngoài tổng ngân sách, doanh nghiệp cần xác định chỉ tiêu hiệu quả như doanh thu trên chi phí quảng cáo, chi phí tạo đơn hoặc lợi nhuận đóng góp từ từng kênh.

Nếu chỉ đặt ngân sách marketing theo tỷ lệ phần trăm doanh thu mà không đo hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng chi phí nhanh hơn lợi nhuận.

Bước 7: Lập ngân sách nhân sự

Ngân sách nhân sự không nên chỉ bao gồm tiền lương.

Doanh nghiệp cần tính thêm:

• Thưởng;
• Bảo hiểm;
• Phụ cấp;
• Chi phí tuyển dụng;
• Đào tạo;
• Chi phí tăng nhân sự theo kế hoạch mở rộng.

Ví dụ, hiện tại doanh nghiệp có chi phí nhân sự 150 triệu đồng/tháng nhưng dự kiến tuyển thêm 5 nhân sự từ quý II, ngân sách cần phản ánh đúng thời điểm chi phí bắt đầu tăng.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp dự kiến mở thêm cửa hàng hoặc mở rộng đội sales trong năm 2027.

Bước 8: Xác định các khoản đầu tư lớn

Một ngân sách kinh doanh đầy đủ cần tách chi phí vận hành thường xuyên khỏi các khoản đầu tư lớn.

Các khoản này có thể bao gồm:

• Mở cửa hàng;
• Mua máy móc;
• Nâng cấp kho;
• Mua phương tiện;
• Triển khai hệ thống phần mềm;
• Cải tạo mặt bằng.

Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến đầu tư 800 triệu đồng mở thêm một cửa hàng trong quý II. Khoản này cần được đưa vào kế hoạch dòng tiền ngay từ đầu năm thay vì chỉ ghi nhận khi phát sinh.

Nếu không, báo cáo lợi nhuận có thể vẫn đạt kế hoạch nhưng doanh nghiệp lại thiếu tiền để thực hiện dự án đầu tư.

Bước 9: Lập kế hoạch dòng tiền theo tháng

Đây là phần quan trọng nhất của ngân sách.

Lợi nhuận không đồng nghĩa doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt. Vì vậy, ngoài báo cáo doanh thu – chi phí, cần lập riêng bảng dòng tiền.

Một bảng cơ bản có thể như sau:

Bảng này giúp doanh nghiệp nhìn thấy thời điểm số dư tiền giảm xuống thấp ngay cả khi kế hoạch doanh thu vẫn tăng.

Nếu mức tiền tối thiểu cần duy trì là 300 triệu đồng, tháng 3 đã xuất hiện nguy cơ thiếu hụt.

Bước 10: Xây dựng quỹ dự phòng

Ngân sách không nên được lập với giả định mọi hoạt động đều diễn ra đúng kế hoạch.

Doanh nghiệp có thể gặp:

• Doanh thu thấp hơn dự kiến;
• Giá nguyên liệu tăng;
• Khách hàng trả tiền chậm;
• Tỷ lệ hoàn đơn cao;
• Máy móc hỏng;
• Phát sinh chi phí nhân sự;
• Chiến dịch marketing không đạt hiệu quả.

Do đó, cần duy trì một khoản tiền dự phòng.

Quỹ dự phòng có thể được xác định dựa trên một số tháng chi phí cố định hoặc tỷ lệ tổng chi phí vận hành.

Mức phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh và mức độ ổn định của dòng tiền. Doanh nghiệp có doanh thu biến động mạnh theo mùa thường cần biên dự phòng lớn hơn.

Bước 11: Xây dựng ba kịch bản ngân sách

Thay vì chỉ lập một kế hoạch duy nhất, doanh nghiệp nên xây dựng ba kịch bản.

Kịch bản cơ sở phản ánh mức doanh thu và chi phí được đánh giá là có khả năng xảy ra cao nhất.

Kịch bản tích cực giả định doanh thu vượt kế hoạch hoặc thị trường thuận lợi hơn dự kiến.

Kịch bản thận trọng giả định doanh thu thấp hơn, giá vốn tăng hoặc chi phí marketing cao hơn.

Ví dụ:

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước phương án điều chỉnh nếu kết quả thực tế không đi theo kế hoạch ban đầu.

Bước 12: Xác định nhu cầu vốn năm 2027

Sau khi hoàn thành kế hoạch dòng tiền, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm và quy mô thiếu hụt vốn.

Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến tháng 10–12 cần tăng tồn kho phục vụ mùa cao điểm. Trong giai đoạn này:

• Chi nhập hàng tăng thêm 800 triệu đồng;
• Marketing tăng 200 triệu đồng;
• Dòng tiền bán hàng chỉ thu về đầy đủ sau 45 ngày.

Nếu nguồn tiền hiện có chỉ đáp ứng 700 triệu đồng, khoảng thiếu hụt có thể là:

1 tỷ – 700 triệu = 300 triệu đồng

Khi đó, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị nguồn vốn từ trước thay vì đợi đến khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán mới tìm giải pháp.

Nên sử dụng vốn tự có hay vốn vay?

Không có một lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp.

Vốn tự có giúp doanh nghiệp không phát sinh chi phí vay nhưng có thể làm giảm lượng tiền dự phòng.

Trong khi đó, vốn vay giúp doanh nghiệp giữ lại một phần tiền mặt để duy trì vận hành nhưng phát sinh chi phí tài chính.

Doanh nghiệp cần so sánh:

Lợi nhuận dự kiến từ khoản vốn sử dụng

với

Chi phí của nguồn vốn

Ví dụ, khoản vốn 300 triệu đồng được sử dụng để nhập hàng và dự kiến tạo thêm 70 triệu đồng lợi nhuận trong một chu kỳ. Khi đó, doanh nghiệp có thể đánh giá xem phần lợi nhuận tăng thêm có đủ bù đắp chi phí vốn và tạo biên an toàn hay không.

Tin Vay Biz – thêm phương án chuẩn bị vốn cho kế hoạch kinh doanh 2027

Đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp SME đã xây dựng kế hoạch năm 2027 nhưng dự kiến phát sinh nhu cầu vốn để nhập hàng, bổ sung nguyên vật liệu hoặc duy trì hoạt động trong giai đoạn dòng tiền chưa quay trở lại, Tin Vay Biz của VietCredit là một giải pháp tài chính có thể tham khảo.

Điểm quan trọng là nhu cầu vay nên được xác định từ chính bảng ngân sách và kế hoạch dòng tiền.

Thay vì đặt câu hỏi có thể vay tối đa bao nhiêu, doanh nghiệp nên xác định:

• Thời điểm thiếu vốn;
• Số tiền thiếu hụt;
• Mục đích sử dụng;
• Thời gian một chu kỳ vốn;
• Dòng tiền dự kiến để thanh toán.

Ví dụ, nếu kế hoạch dòng tiền cho thấy doanh nghiệp thiếu khoảng 300 triệu đồng trong hai tháng cao điểm để nhập hàng nhưng dự kiến tiền bán hàng quay về sau 45–60 ngày, nhu cầu vốn đã có cơ sở cụ thể hơn.

Trong trường hợp này, nguồn vốn bổ sung có thể giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch kinh doanh đúng tiến độ mà vẫn duy trì lượng tiền mặt dự phòng cần thiết.

Theo dõi ngân sách trong năm như thế nào?

Ngân sách không nên được lập vào đầu năm rồi giữ nguyên đến cuối năm.

Doanh nghiệp nên thực hiện so sánh kế hoạch và thực tế hàng tháng.

Ví dụ:

Trong trường hợp này, doanh thu chỉ thấp hơn kế hoạch 10% nhưng lợi nhuận lại thấp hơn 55%, cho thấy chi phí đang tăng nhanh hơn dự kiến.

Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân ngay trong tháng thay vì đợi đến cuối quý hoặc cuối năm mới điều chỉnh.

5 sai lầm thường gặp khi lập ngân sách

Một sai lầm phổ biến là đặt mục tiêu doanh thu trước rồi phân bổ chi phí sau mà không kiểm tra khả năng vận hành thực tế.

Doanh nghiệp cũng thường bỏ qua yếu tố mùa vụ, trong khi doanh thu và nhu cầu tồn kho có thể khác biệt rất lớn giữa các tháng.

Bên cạnh đó, chỉ lập báo cáo lợi nhuận mà không lập dòng tiền có thể khiến doanh nghiệp không nhận ra thời điểm thiếu vốn.

Một sai lầm khác là sử dụng toàn bộ tiền mặt để tài trợ cho kế hoạch tăng trưởng mà không giữ quỹ dự phòng.

Cuối cùng, ngân sách sẽ mất giá trị nếu không được cập nhật định kỳ. Mọi dự báo đều có sai số; điều quan trọng là doanh nghiệp phát hiện sai lệch đủ sớm để điều chỉnh.

Mẫu cấu trúc ngân sách kinh doanh năm 2027

Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng một bảng đơn giản gồm các nhóm chính:

Với doanh nghiệp nhỏ, một file quản trị đơn giản nhưng được cập nhật đều đặn thường có giá trị hơn một mô hình tài chính quá phức tạp nhưng không được sử dụng trong quá trình ra quyết định.

Kết luận

Xây dựng ngân sách kinh doanh năm 2027 không chỉ là dự báo doanh thu và chi phí mà là quá trình kết nối kế hoạch kinh doanh với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Một ngân sách hiệu quả cần làm rõ doanh thu dự kiến, giá vốn, chi phí cố định, chi phí biến đổi, marketing, nhân sự, đầu tư, dòng tiền và quỹ dự phòng.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xác định trước thời điểm có thể phát sinh thiếu hụt vốn. Khi khoảng trống này được nhận diện từ đầu năm, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch, tối ưu dòng tiền hoặc chuẩn bị nguồn vốn phù hợp thay vì xử lý khi tình trạng thiếu tiền đã xảy ra.

Việc theo dõi ngân sách hàng tháng và liên tục so sánh giữa kế hoạch với thực tế sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ biết mình đang chi tiêu bao nhiêu, mà còn đánh giá được nguồn lực tài chính đang được sử dụng có thực sự hỗ trợ mục tiêu tăng trưởng năm 2027 hay không.