Một trong những nguyên nhân phổ biến là thiếu vốn lưu động. Đây là tình trạng nguồn vốn ngắn hạn hiện có không đáp ứng kịp nhu cầu tài trợ cho các hoạt động thường xuyên như mua hàng hóa, nguyên vật liệu, thanh toán công nợ, trả lương hay duy trì chi phí vận hành trong thời gian chờ doanh thu chuyển thành tiền.

Nếu không được nhận diện sớm, thiếu vốn lưu động có thể làm gián đoạn chu kỳ kinh doanh, hạn chế khả năng tận dụng cơ hội tăng trưởng và tạo áp lực ngày càng lớn lên dòng tiền. Vì vậy, chủ doanh nghiệp và bộ phận tài chính cần theo dõi một số dấu hiệu quan trọng để chủ động điều chỉnh trước khi tình trạng thiếu hụt trở nên nghiêm trọng.

Vốn lưu động là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Vốn lưu động có thể hiểu là nguồn lực tài chính được sử dụng để duy trì các hoạt động kinh doanh thường xuyên trong ngắn hạn. Nguồn vốn này luân chuyển liên tục qua các giai đoạn từ tiền mặt, hàng tồn kho, bán hàng, công nợ phải thu và quay trở lại thành tiền.

Một cách phổ biến để đánh giá vốn lưu động là:

Vốn lưu động ròng = Tài sản ngắn hạn – Nợ phải trả ngắn hạn

Trong đó, tài sản ngắn hạn có thể bao gồm tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khoản phải thu khách hàng cùng một số tài sản có khả năng chuyển đổi thành tiền trong thời gian ngắn. Nợ ngắn hạn bao gồm công nợ nhà cung cấp, các khoản vay ngắn hạn, thuế và các nghĩa vụ phải thanh toán trong kỳ.

Tuy nhiên, chỉ nhìn vào giá trị vốn lưu động trên bảng cân đối kế toán chưa đủ để đánh giá khả năng vận hành thực tế. Một doanh nghiệp có thể sở hữu lượng tài sản ngắn hạn lớn nhưng phần lớn nằm ở hàng tồn kho bán chậm hoặc công nợ chưa thu hồi. Khi đó, nguồn tiền có thể sử dụng ngay vẫn ở mức thấp.

Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời cả quy mô vốn lưu động và tốc độ chuyển đổi vốn thành tiền.

Dấu hiệu 1: Thường xuyên thiếu tiền để thanh toán các khoản chi ngắn hạn

Dấu hiệu trực tiếp nhất của tình trạng thiếu vốn lưu động là doanh nghiệp thường xuyên gặp khó khăn khi thanh toán những khoản chi đã có kế hoạch, chẳng hạn tiền hàng cho nhà cung cấp, tiền lương, chi phí thuê mặt bằng, vận chuyển hoặc các khoản vận hành định kỳ.

Tình trạng này cần được lưu ý đặc biệt nếu doanh nghiệp vẫn duy trì doanh thu tương đối ổn định. Khi doanh thu đã phát sinh nhưng tiền mặt không đủ đáp ứng nghĩa vụ ngắn hạn, nguyên nhân có thể nằm ở việc dòng tiền chưa quay trở lại đúng thời điểm.

Ví dụ, một doanh nghiệp cần khoảng 600 triệu đồng mỗi tháng để nhập hàng và duy trì hoạt động. Trong tháng, doanh nghiệp tạo ra 800 triệu đồng doanh thu nhưng mới thực thu 400 triệu đồng do phần còn lại đang nằm ở công nợ khách hàng. Khi đó, trên báo cáo doanh thu vẫn tăng, nhưng nguồn tiền thực tế lại không đủ đáp ứng nhu cầu vận hành.

Nếu doanh nghiệp liên tục phải trì hoãn thanh toán, sử dụng khoản tiền dành cho mục đích khác hoặc chờ doanh thu mới phát sinh để chi trả cho nghĩa vụ hiện tại, đây là dấu hiệu cho thấy mức vốn lưu động đang thiếu biên an toàn.

Dấu hiệu 2: Công nợ phải thu tăng nhanh hơn doanh thu

Bán được hàng nhưng chưa thu được tiền là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến vốn lưu động bị thiếu hụt.

Khi doanh nghiệp cho khách hàng thời hạn thanh toán 30, 45 hoặc 60 ngày, doanh thu có thể đã được ghi nhận nhưng dòng tiền tương ứng vẫn chưa quay trở lại. Nếu tốc độ tăng khoản phải thu cao hơn tốc độ tăng doanh thu, ngày càng nhiều vốn của doanh nghiệp đang bị khách hàng chiếm dụng.

Ví dụ, doanh thu bình quân của doanh nghiệp tăng từ 1 tỷ đồng lên 1,3 tỷ đồng mỗi tháng, tương đương mức tăng 30%. Tuy nhiên, khoản phải thu tăng từ 300 triệu đồng lên 600 triệu đồng, tương đương tăng 100%. Khi đó, tốc độ chuyển đổi doanh thu thành tiền đang giảm đáng kể.

Tình trạng này kéo dài có thể khiến doanh nghiệp phải sử dụng tiền dự phòng hoặc tìm nguồn vốn khác để tiếp tục nhập hàng cho những đơn hàng mới.

Do đó, ngoài doanh thu, doanh nghiệp cần theo dõi tuổi nợ và thời gian thu tiền bình quân. Các khoản công nợ quá hạn nên được phân loại theo từng nhóm khách hàng để có phương án thu hồi phù hợp, đồng thời chính sách bán chịu cần được điều chỉnh dựa trên lịch sử thanh toán và khả năng tài chính của từng đối tác.

Dấu hiệu 3: Hàng tồn kho tăng nhưng tốc độ bán hàng không cải thiện

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn nhưng chưa phải tiền có thể sử dụng ngay. Khi doanh nghiệp nhập lượng hàng lớn hơn nhu cầu thực tế hoặc hàng hóa quay vòng chậm, một phần đáng kể vốn lưu động sẽ bị giữ lại trong kho.

Giả sử doanh nghiệp đang duy trì 300 triệu đồng hàng tồn kho nhưng sau một thời gian lượng tồn tăng lên 600 triệu đồng, trong khi doanh thu gần như không thay đổi. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp đã sử dụng thêm khoảng 300 triệu đồng vốn để tài trợ cho lượng hàng chưa được chuyển thành doanh thu.

Áp lực càng lớn với những ngành có tính mùa vụ hoặc vòng đời sản phẩm ngắn như thời trang, mỹ phẩm, thực phẩm, đồ uống và một số ngành bán lẻ. Hàng hóa không chỉ làm giảm lượng tiền mặt hiện có mà còn có nguy cơ mất giá, lỗi thời hoặc phải giảm giá để xử lý tồn kho.

Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi tỷ lệ tồn kho theo từng nhóm sản phẩm, số ngày tồn kho và vòng quay hàng tồn kho. Những sản phẩm bán chậm cần được nhận diện sớm để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, triển khai chương trình kích cầu hoặc chuyển đổi thành các gói bán phù hợp nhằm giải phóng vốn.

Dấu hiệu 4: Doanh thu tăng nhưng áp lực dòng tiền ngày càng lớn

Tăng trưởng nhanh có thể tạo ra nhu cầu vốn lưu động lớn hơn nhiều so với giai đoạn trước đó.

Khi doanh nghiệp tăng doanh số, lượng hàng cần nhập thường tăng theo. Đồng thời, chi phí quảng cáo, logistics, nhân sự, kho bãi và công nợ phải thu cũng có thể mở rộng. Trong khi phần lớn các khoản chi phát sinh trước, doanh thu cần thời gian mới chuyển thành tiền.

Chẳng hạn, một cửa hàng tăng doanh thu từ 1 tỷ đồng lên 2 tỷ đồng mỗi tháng. Để đáp ứng lượng đơn hàng mới, doanh nghiệp có thể phải tăng tiền nhập hàng từ 500 triệu đồng lên 900 triệu đồng và nâng ngân sách marketing, nhân sự cùng chi phí vận hành thêm 200 triệu đồng. Nếu dòng tiền bán hàng chưa quay về tương ứng, nhu cầu vốn trong ngắn hạn sẽ tăng đáng kể.

Đây là lý do một doanh nghiệp có thể gặp áp lực tài chính ngay trong giai đoạn kinh doanh tăng trưởng tốt.

Vấn đề không nằm ở việc doanh thu tăng mà ở chỗ tốc độ tăng nhu cầu vốn nhanh hơn tốc độ thu hồi tiền. Nếu không dự báo trước, doanh nghiệp có thể phải giảm lượng hàng nhập, bỏ lỡ đơn hàng hoặc thu hẹp các hoạt động marketing ngay trong thời điểm thị trường đang thuận lợi.

Dấu hiệu 5: Phải liên tục sử dụng nguồn tiền ngắn hạn để duy trì hoạt động thường xuyên

Việc sử dụng nguồn vốn ngắn hạn không phải là dấu hiệu tiêu cực nếu được lập kế hoạch và gắn với một chu kỳ kinh doanh rõ ràng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thận trọng khi phải liên tục xoay vòng nguồn tiền mới để thanh toán cho các nghĩa vụ cũ mà không xác định được thời điểm dòng tiền sẽ quay trở lại.

Ví dụ, doanh nghiệp thường xuyên phải tạm sử dụng tiền dành cho thuế, tiền dự phòng hoặc ngân sách đầu tư để thanh toán tiền nhập hàng và chi phí vận hành. Sau đó, khi các khoản chi mới phát sinh, doanh nghiệp tiếp tục phải tìm nguồn tiền khác để bù đắp.

Tình trạng này cho thấy cấu trúc dòng tiền hiện tại chưa tạo đủ nguồn vốn để tự duy trì một chu kỳ kinh doanh.

Nếu kéo dài, doanh nghiệp có thể ngày càng phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài và khó duy trì khả năng thanh toán. Do đó, trước khi tìm thêm vốn, cần xác định rõ nguyên nhân thiếu hụt đến từ sự lệch pha dòng tiền tạm thời hay từ việc mô hình kinh doanh chưa tạo đủ lợi nhuận và dòng tiền.

Phân biệt thiếu vốn lưu động và kinh doanh kém hiệu quả

Đây là bước quan trọng trước khi doanh nghiệp quyết định bổ sung vốn.

Thiếu vốn lưu động thường mang tính chất thời điểm. Doanh nghiệp vẫn có hoạt động kinh doanh sinh lời nhưng tiền đang tạm thời nằm ở hàng tồn kho, công nợ phải thu hoặc chưa quay trở lại kịp thời để đáp ứng một chu kỳ vận hành mới.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp liên tục bán hàng với biên lợi nhuận thấp, chi phí cố định vượt quá khả năng tạo doanh thu hoặc mỗi đơn hàng đều tạo ra lợi nhuận âm sau khi tính đầy đủ chi phí, việc bổ sung thêm vốn sẽ không giải quyết được vấn đề cốt lõi.

Có thể minh họa hai trường hợp như sau:

Phân biệt đúng hai trường hợp giúp doanh nghiệp tránh sử dụng vốn vay để bù đắp cho một hoạt động kinh doanh đang mất khả năng sinh lời.

Doanh nghiệp nên làm gì khi xuất hiện dấu hiệu thiếu vốn lưu động?

Trước tiên, doanh nghiệp cần lập dự báo dòng tiền trong ít nhất 30–90 ngày để xác định chính xác thời điểm và quy mô thiếu hụt. Thay vì chỉ nhìn vào số dư tài khoản hiện tại, kế hoạch cần bao gồm toàn bộ dòng tiền dự kiến thu từ khách hàng và các khoản phải thanh toán trong từng giai đoạn.

Song song với đó, doanh nghiệp nên ưu tiên giải phóng nguồn vốn đang nằm trong hoạt động kinh doanh. Với công nợ phải thu, cần rà soát các khoản đến hạn và quá hạn, điều chỉnh thời gian thanh toán đối với khách hàng mới nếu cần thiết. Với hàng tồn kho, doanh nghiệp nên giảm lượng nhập của những SKU quay vòng chậm và tập trung nguồn lực vào các nhóm hàng có khả năng chuyển thành tiền nhanh hơn.

Ở chiều phải trả, việc đàm phán lại thời hạn thanh toán với nhà cung cấp cũng có thể giúp thu hẹp khoảng cách giữa thời điểm tiền vào và tiền ra. Nếu doanh nghiệp thu được tiền sau 45 ngày nhưng phải thanh toán nhà cung cấp sau 15 ngày, việc kéo thời hạn thanh toán lên 30 ngày đã giúp giảm đáng kể nhu cầu tài trợ cho khoảng trống dòng tiền.

Sau khi thực hiện các biện pháp trên, phần thiếu hụt còn lại mới là cơ sở để doanh nghiệp xác định nhu cầu vốn bổ sung.

Cách xác định nhu cầu vốn lưu động cần bổ sung

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi có thể vay tối đa bao nhiêu mà cần xác định số vốn thực tế cần cho một chu kỳ kinh doanh.

Ví dụ, trong ba tháng tới doanh nghiệp dự kiến:

• Chi nhập hàng và nguyên vật liệu: 800 triệu đồng;
• Chi phí nhân sự và vận hành: 300 triệu đồng;
• Các khoản thanh toán ngắn hạn khác: 100 triệu đồng;
• Tổng dòng tiền thu dự kiến trong cùng kỳ: 950 triệu đồng.

Tổng nhu cầu chi:

800 + 300 + 100 = 1,2 tỷ đồng

Khoảng thiếu hụt dòng tiền dự kiến:

1,2 tỷ – 950 triệu = 250 triệu đồng

Nếu doanh nghiệp muốn duy trì thêm một mức tiền mặt dự phòng 100 triệu đồng, nhu cầu vốn cần chuẩn bị có thể ở khoảng:

250 + 100 = 350 triệu đồng

Cách tính này giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu dựa trên dòng tiền thực tế thay vì tiếp cận vốn theo hạn mức tối đa có thể được phê duyệt.

Khi nào doanh nghiệp có thể cân nhắc nguồn vốn bên ngoài?

Nguồn vốn bổ sung có thể được xem xét khi doanh nghiệp đã xác định rõ ba yếu tố: mục đích sử dụng vốn, thời gian một vòng vốn quay trở lại và nguồn tiền dùng để thanh toán nghĩa vụ tài chính.

Chẳng hạn, doanh nghiệp cần bổ sung 300 triệu đồng để nhập hàng cho mùa cao điểm và dự kiến lượng hàng này được bán trong 60 ngày. Nếu doanh thu và lợi nhuận kỳ vọng từ lô hàng đủ tạo dòng tiền để hoàn thành nghĩa vụ tài chính sau một chu kỳ, nguồn vốn ngắn hạn có thể đóng vai trò hỗ trợ duy trì hoạt động và tận dụng cơ hội kinh doanh.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không xác định được khoản vốn sẽ được sử dụng vào đâu, thời gian thu hồi kéo dài hoặc phải liên tục sử dụng khoản vay mới để thanh toán khoản cũ, việc vay thêm có thể làm gia tăng áp lực tài chính.

Tin Vay Biz – giải pháp bổ sung vốn lưu động cho doanh nghiệp SME

Đối với doanh nghiệp SME có hoạt động kinh doanh ổn định nhưng đang xuất hiện khoảng trống vốn lưu động, Tin Vay Biz của VietCredit là một trong những giải pháp tài chính có thể tham khảo.

Sản phẩm Tin Vay Biz hiện được VietCredit triển khai thông qua các hệ sinh thái phần mềm và nền tảng dành cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, với khách hàng doanh nghiệp trên phần mềm FAST, sản phẩm được thiết kế theo hình thức vay tín chấp không yêu cầu tài sản bảo đảm, phục vụ mục đích bổ sung vốn lưu động và được tích hợp ngay trên hệ thống kế toán doanh nghiệp.

Với nhóm hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ sử dụng Sapo, VietCredit cũng đã triển khai giải pháp vay tín chấp trực tuyến nhằm hỗ trợ nhu cầu nhập hàng và quay vòng vốn trong hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, việc sử dụng vốn vay cần được đặt trong kế hoạch tài chính tổng thể. Doanh nghiệp nên xác định rõ số vốn cần thiết, mục đích sử dụng, chu kỳ quay vòng và dòng tiền trả nợ, thay vì coi vốn vay là giải pháp thay thế cho việc quản trị dòng tiền.

Kết luận

Thiếu vốn lưu động không phải lúc nào cũng đồng nghĩa doanh nghiệp đang kinh doanh kém hiệu quả. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân xuất phát từ việc tiền chưa quay trở lại kịp thời do công nợ khách hàng kéo dài, hàng tồn kho tăng hoặc nhu cầu vốn mở rộng nhanh cùng tốc độ tăng trưởng.

Các dấu hiệu như thường xuyên thiếu tiền thanh toán chi phí ngắn hạn, khoản phải thu tăng nhanh, tồn kho lớn, doanh thu tăng nhưng dòng tiền giảm hoặc phải liên tục xoay nguồn tiền mới để duy trì hoạt động đều cần được theo dõi sát.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xác định tiền đang nằm ở đâu, khi nào có thể quay trở lại và khoảng thiếu hụt thực tế là bao nhiêu. Khi hoạt động kinh doanh vẫn có khả năng sinh lời nhưng tồn tại một khoảng trống dòng tiền mang tính tạm thời, doanh nghiệp có thể kết hợp tối ưu công nợ, hàng tồn kho và kế hoạch thanh toán với các giải pháp bổ sung vốn phù hợp như Tin Vay Biz để duy trì chu kỳ kinh doanh một cách chủ động hơn.